Hvor lenge må jeg oppbevare regnskapsbilag digitalt i 2025?

Som autorisert regnskapsfører er dette et spørsmål vi ofte får. Korrekt oppbevaring av regnskapsmateriale er essensielt for å følge loven og for å ha dokumentasjon ved en eventuell kontroll. Svaret avhenger av type dokumentasjon, men hovedregelen er heldigvis ganske enkel.

Hovedregel: 5 års oppbevaring

Ifølge bokføringsloven er hovedregelen at regnskapsmateriale skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder for de fleste typer bilag, som inngående og utgående fakturaer, bankbilag, kvitteringer og lønnsslipper. Hvis regnskapsåret ditt følger kalenderåret, betyr det at bilag for 2024 må oppbevares ut 2029.

For digital oppbevaring stiller loven strenge krav:

• Uendret form: Bilagene må lagres i den formen de ble mottatt eller produsert.
• Sikker lagring: Dataene må være sikret mot sletting, endring og uautorisert tilgang.
• Lesbarhet: Dokumentasjonen må være lesbar i hele oppbevaringsperioden.
• Sikkerhetskopi: Det skal tas jevnlige sikkerhetskopier.

Moderne regnskapssystemer håndterer dette automatisk for deg, noe som er en stor fordel. Vår erfaring i Bris Regnskap er at skybaserte systemer gir den beste tryggheten for å overholde disse kravene.

Viktige unntak fra 5-årsregelen

Det finnes noen viktige unntak hvor oppbevaringstiden er lengre. Det mest relevante for mange bedriftseiere er dokumentasjon knyttet til kjøp og påkostning av fast eiendom, maskiner og annen infrastruktur som er ment å vare lenge. Slik dokumentasjon skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Feil eller manglende oppbevaring kan medføre sanksjoner fra Skatteetaten. Det er derfor lurt å ha gode rutiner. Er du usikker på dine rutiner, kan du få hjelp med regnskapet.