Hvilke krav gjelder for kassesystem for min nye kafé i 2025?

Å starte en kafé innebærer mange oppgaver, og en av de viktigste er å velge et kassesystem som oppfyller lovens krav. Reglene er strenge for å hindre svart økonomi, og feil valg kan bli kostbart.

Alle som har kontantsalg, inkludert salg med kort eller Vipps i butikk, plikter å bruke et produktdeklarert kassesystem. Dette er regulert av kassasystemlova.

Krav til systemet

Fra 1. januar 2019 må alle kassesystemer være «produktdeklarert». Det betyr at leverandøren av systemet må ha sendt inn en erklæring til Skatteetaten som bekrefter at systemet oppfyller kravene i loven. For deg som kaféeier betyr dette at du må forsikre deg om at leverandøren du velger, er godkjent. Skatteetaten har en liste over leverandører med produktdeklarasjon.

Systemet skal blant annet:

• Ha en innebygd modul som logger alle operasjoner, og disse dataene skal kunne eksporteres i et standardformat (SAF-T).
• Kunne produsere elektroniske journaler og standardiserte rapporter (X- og Z-rapporter).
• Ha en kasseskuff som er integrert med systemet, dersom du tar imot kontanter.
• Tildele et unikt nummer til hver enkelt kassaterminal.
• Skrive ut en kvittering som oppfyller spesifikke innholdskrav, blant annet med selgers navn og organisasjonsnummer.

Praktiske hensyn for en kafé

Utover de lovpålagte kravene, bør du velge et system som er praktisk for din drift. Gode kassesystemer for serveringssteder kan ofte integreres med betalingsterminal, lagerstyring og regnskapssystem. Dette automatiserer bokføringen og gir deg sanntidsoversikt over salg og varelager.

Vår erfaring i Bris Regnskap er at en god integrasjon mellom kassesystem og regnskap er gull verdt. Det reduserer manuelt arbeid og minimerer risikoen for feil. Vi kan hjelpe deg med å vurdere løsninger og sørge for at alt blir bokført korrekt fra dag én. Se hva regnskap for din bransje koster.