Hva regnes som gyldig dokumentasjon for et utlegg jeg har hatt for firmaet?

Alle transaksjoner i regnskapet ditt må kunne dokumenteres med et gyldig bilag. Dette er et absolutt krav i bokføringsloven. Mangelfull dokumentasjon kan føre til at Skatteetaten nekter deg fradrag for kostnaden og MVA, noe som kan bli dyrt.

Et bilag er rett og slett beviset på et kjøp eller salg. En vanlig kvittering fra en butikk er et eksempel på et bilag.

Hva må et bilag inneholde?

For at et bilag skal være gyldig som regnskapsdokumentasjon, må det i henhold til bokføringsforskriften inneholde visse opplysninger. De viktigste er:

• Selgers navn og organisasjonsnummer.
• Kjøpers navn (ditt firmanavn). For mindre kjøp fra detaljhandel (kassalapp) er dette ofte ikke et krav.
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten.
• Tidspunkt og dato for leveringen/kjøpet.
• Beløp (ytelsen), spesifisert med MVA i norske kroner.
• Bilagsnummer eller annen unik identifikasjon.

En vanlig feil er å bruke en betalingsslip fra en bankterminal som dokumentasjon. Denne viser kun at en transaksjon har skjedd, men sier ingenting om hva som er kjøpt, og er derfor ikke et gyldig bilag alene.

Vanlige utlegg og dokumentasjon

• Butikkjøp: En kassalapp er ofte tilstrekkelig, så lenge den spesifiserer MVA. Pass på at den ikke er av typen som falmer over tid. Ta bilde av den med en gang!
• Netthandel: Ordrebekreftelse eller kvittering du mottar på e-post er som regel gyldig, forutsatt at den inneholder all nødvendig informasjon.
• Reiseutgifter: Flybilletter, hotellfakturaer og kvitteringer for bompenger/ferge må tas vare på. Husk å legge ved en reiseregning som forklarer formålet med reisen.

Hva om jeg har mistet kvitteringen? Det kan skje. Da bør du umiddelbart skrive en «egen-dokumentasjon» hvor du oppgir dato, beløp, selger, hva som ble kjøpt, og hvorfor originalbilaget mangler. Signer dokumentet. Dette bør kun være unntaket, ikke regelen.

En god rutine for bilagshåndtering er essensielt for å ha kontroll. Vår anbefaling i Bris Regnskap er å bruke et digitalt system der du kan ta bilde av kvitteringer løpende. Da er alt lagret sikkert og klart for bokføring. Usikker på hvordan du skal organisere bilagene? Ta kontakt for en uforpliktende prat.