Hvordan fungerer apper for bilagsfangst og OCR-tolkning i praksis?

Apper for bilagsfangst har revolusjonert måten små og store bedrifter håndterer kvitteringer og småfakturaer på. Borte er dagene med skoesker fulle av papirbilag og manuell punching. Nå kan alt håndteres digitalt fra en smarttelefon.

Prosessen er svært enkel for brukeren:

1. Ta bilde: Etter et kjøp, for eksempel lunsj med en kunde eller innkjøp av rekvisita, åpner du regnskapssystemets app på telefonen og tar et bilde av kvitteringen.
2. Systemet tolker: Appen sender bildet til en tjeneste som bruker OCR-teknologi (Optical Character Recognition). OCR-motoren skanner bildet og «leser» informasjonen. Den identifiserer og trekker ut nøkkeldata som leverandørens navn, dato, totalbeløp og MVA-beløp.
3. Send inn til regnskap: Basert på OCR-tolkningen, lager appen et forslag til bilag. Brukeren legger til en kort kommentar om hva kjøpet gjelder, bekrefter at informasjonen er korrekt, og sender bilaget rett inn i regnskapssystemet.

Fra bilde til ferdig bokført bilag

Når bilaget ankommer regnskapssystemet, ligger det klart til endelig godkjenning og bokføring. Ofte kommer det med et bokføringsforslag basert på tidligere kjøp fra samme leverandør. For regnskapsføreren eller den som gjør regnskapet, betyr dette at grunnarbeidet allerede er gjort.

Fordelene er åpenbare:

• Ingen tapte bilag: Kvitteringer blir digitalisert umiddelbart, så du unngår å miste fradrag.
• Alltid oppdatert: Regnskapet blir mer ajourført siden bilagene kommer inn fortløpende.
• Mindre papir: Du oppfyller lovens krav til oppbevaring uten å måtte arkivere papirkopien, så lenge den digitale kopien er sikret (f.eks. i et godkjent regnskapssystem).
• Effektivitet: Tidsbruken på administrasjon av reiseregninger og utlegg reduseres dramatisk.

Vi i Bris Regnskap oppfordrer alle våre kunder til å ta i bruk slike apper. Det gir oss et bedre og ferskere grunnlag for rådgivning. Nysgjerrig på hvordan du kan komme i gang? Ta kontakt for en prat om digitale løsninger.